Esempio di Inventario per Bar per Bilancio o per Vendita Locale

Come fare l’inventario di un bar? Importante saperlo, per esempio per chiudere il bilancio di fine anno e magari per calcolare gli stock di vendita e chiusura dell’attività. Vediamolo.

Come in molte altre attività, anche un bar, un locale, un ristorante avrà un magazzino e quindi delle scorte (o rimanenze, se vogliamo vedere il bicchiere mezzo vuoto) di magazzino. Queste scorte dovranno essere, salvo alcuni prodotti (grandi vini?) abbastanza fresche, e dovranno girare velocemente nel magazzino (rimanerci meno tempo possibile, in pratica dovremmo essere in grado di venderli poco dopo averli acquistati) in modo da non costituire una immobilizzazione, in pratica per non rischiare di avere per troppo tempo denaro fermo in magazzino, che abbiamo speso ma che non ci da reddito.

Quindi, anche per per valutare quanto denaro abbiamo “fermo” in magazzino, quest’ultimo dovrà essere tenuto sotto controllo, così periodicamente dovremo fare un inventario del bar, in modo da valutare quantità stoccate e investimento immobilizzato.

Ecco perché abbiamo deciso di dedicare questo post ad un esempio di inventario bar, per capire bene come svolgere questa importante fase gestionale. Entriamo in dettaglio, ma prima di capire come fare l’inventario di un bar, vediamo quando lo si deve fare.

QUANDO SI DEVE FARE L’INVENTARIO DI UN BAR?

Fare l’inventario in un bar è utile, e talvolta necessario sopratutto in alcuni momenti; di questi ne abbiamo identificato 3

• Periodicamente, come controllo di magazzino, per verificare sia il corretto stoccaggio dei prodotti, sia eventuali ammanchi e incongruenze…
• A fine anno, per mettere in bilancio un dato congruo e realistico sulle rimanenze di magazzino.
• In caso di vendita del locale, in modo da conteggiare al compratore anche una adeguata remunerazione per i prodotti che gli lasciamo “in eredità”.

Il caso numero 1, quello dell’inventario periodico, è importante soprattutto se il nostro locale è abbastanza grande, ha personale e se ha una parte di cucina abbastanza importante (necessitando quindi di una lista degli ingredienti ben più lunga di quella di un comune bar). Questo inventario ci servirà per capire se non ci sono problemi; se per caso qualche mano lesta non ci fa sparire il prosciutto dal magazzino, ma anche se quest’ultimo viene tenuto in ordine, non sono presenti alimenti scaduti (potrebbe accadere ad una gestione “distratta”) se non ci sono muffe o ruggine su muri e scaffali e se il contesto  complessivo può ritenersi salubre. Tutte info che potrebbero esserci preziose in caso di visita della ASL..

Questo tipo di controllo è ancora più efficace se usiamo dei software gestionale per bar, che oltre a contabilità e parte fiscale, ci permetta di organizzare anche gli stock e i prodotti in magazzino; in questo caso l’inventario ci permetterà di vedere se i dati che ci da il software e i prodotti realmente presenti in magazzino coincidono, altrimenti sarà il caso di fare un po’ di controlli…

Nel secondo caso, come probabilmente molti di noi sanno, il bilancio redatto annualmente ha una riga che riporta, fra i ricavi, la voce “rimanenze di magazzino” oppure “rimanenze merci”. Molte volte il commercialista compila questo dato con una cifra media, corrispondente ad una percentuale più o meno esatta della spesa di acquisto dei prodotti. Poter usare un esempio di inventario per bar, essere in grado di seguirlo e dare al commercialista un dato corretto lo aiuterà sicuramente in questa fase; a rendere il nostro bilancio più veritiero e realistico. In questo caso, come in quello successivo, dovremo però dare alle nostre rimanenze anche un valore economico, per cui, se abbiamo in magazzino 4 bottiglie di “amaro tal dei tali” dovremmo sapere, magari verificando le fatture, il costo di ogni bottiglia e metterne in bilancio l’ammontare.

Terzo caso. Abbiamo detto molto volte come, quando si vende un locale, quello che il nostro acquirente compra sia soprattutto un avviamento, un fatturato, un giro d’affari. A questo cifra vale però la pena sommare, clausola abbastanza consueta nelle compravendite anche le rimanenze di magazzino, lo stock di prodotti che, come abbiamo detto  prima, lasciamo in eredità a chi acquista il locale. Il compratore ha però il diritto di rifiutare l’acquisto dei prodotti se pensa che non saranno utili alla sua attività. In questo caso dovremo provvedere a togliere i prodotti dal locale prima della data di subentro; magari poi potremo venderli in rete.

COME FARE L’INVENTARIO DEL BAR?

Fare l’inventario del locale vuol dire, fisicamente, mettersi in magazzino e scrivere quali prodotti abbiamo e quanti ne abbiamo.

In un locale potremmo avere molte aree dove stocchiamo prodotti. Sicuramente in magazzino, ma anche in frigo, nel banco frigo, nella cella frigo e nel congelatore. Aree di stoccaggio saranno però anche il cassetto o lo scaffale dove teniamo materiali di consumo non alimentari: i rotolini degli scontrini, i blocchetti delle comande, le tovagliette per il pranzo, i tovaglioli di carta etc… 

Primo passaggio sarà quindi dotarsi di un sistema di scrittura (carta e penna certo, ma anche un supporto elettronico, magari con Excel o con lo stesso gestionale che usiamo per il locale, e andare a vedere tutte le aree del locale dove stocchiamo prodotti e materiali “consumabili”. Da lì converrà tirar fuori tutto e cominciare a rimettere tutto a posto, contando le quantità di ciascun prodotto.

Come dicevamo prima, fare l’inventario del bar nel caso di prodotti alimentari potrà essere anche un’ottima occasione per aggiornare il nostro manuale di autocontrollo e per verificare se le nostre modalità di conservazione sono corrette.

A questo punto riporteremo accanto ad ogni prodotto il prezzo unitario (quindi il prezzo per bottiglia, per chilo, per pacco, per unità) prezzo che potremo desumere dalle fatture che abbiamo, da un database in cui riportiamo gli acquisti o semplicemente spulciando il listino del fornitore.

Adesso moltiplichiamo le quantità per il prezzo e potremo sommare le varie voci e avere il dato finale, l’ammontare del capitale immobilizzato in magazzino. E’ il momento di vedere un esempio.

ESEMPIO DI INVENTARIO BAR

Ormai avete capito come si fa un inventario per un locale, ma gli esempi chiariscono sempre i dubbi. Per rendere il tutto più chiaro abbiamo pensato di preparare piccole tabelle.

Cominciamo da quella inerente un classico bar caffetteria. Locale dove fare l’inventario non sarà cosa lunga, con pochi prodotti e molti non freschi, ad esempio potremmo avere:

A proposito del latte. Non converrà segnare in inventario i quantitativi dei prodotti freschi a breve scadenza; la loro rotazione sarà giocoforza veloce. Si conteggeranno invece gli alimenti surgelati.

L’esempio di inventario di un ristorante potrebbe invece essere il seguente:

Per i consumabili infine

A questo punto dovremo solo sommare le varie sezioni e voilà, l’inventario sarà fatto. 

C’è da dire infine che a volte un inventario può riservarci sorprese, e dirci che abbiamo in magazzino prodotti ordinati per sbaglio e magari dimenticati (o magari ordinati e dimenticati dalla gestione precedente…). Riguardo a questo ricordo la curiosa storia di un neo gestore che si trovò in magazzino diverse casse di crema di banana, prodotto quasi dimenticato nei cocktail moderni… Tutto buttato? Assolutamente no! Il nostro eroe cominciò a sperimentare fino a creare un cocktail di grande successo, naturalmente con la crema di banana!