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Come Organizzare una Festa Privata in un Bar

Volete organizzare compleanni, feste di laurea e feste private nel vostro bar? É una bella idea che permette di aumentare gli incassi del bar. Vediamo come gestirla…

 

Come organizzare una festa di laurea o di compleanno nel proprio bar? Vediamo...

Come organizzare una festa di laurea o di compleanno nel proprio bar? Vediamo…

 

Feste di laurea, addii al celibato e simili, compleanni e perfino matrimoni molto informali; sono molte le occasioni in cui ci si può trovare a voler mettere in piedi una piccola festa per i nostri amici. Molte volte però casa nostra è piccola, e non abbiamo voglia di sobbarcarci la fatica e l’impegno di preparare tutto prima e di risistemare tuto dopo. Perché non tenere quindi la festa nel locale che conosciamo e che ci è tanto simpatico?

Ecco, quella che dal punto di vista del cliente l’idea è una idea allettante, per noi gestori o baristi deve essere una bella occasione di business. Ma vale la pena di organizzare feste private al nostro bar?

Si, quasi sempre. Se sappiamo gestirle bene ci permetteranno di riempire il locale, magari, proprio nelle ore in cui altrimenti saremmo vuoti ci permetteranno di avere un incasso extra molto utile per dare una bella spinta ad incrementare il fatturato di un bar. Ma si può fare? Vediamolo…

QUALI AUTORIZZAZIONI SERVONO PER ORGANIZZARE UNA FESTA PRIVATA IN UN BAR?

 

Per organizzare una festa privata in un locale non serve nessuna autorizzazione...

Per organizzare una festa privata in un locale non serve nessuna autorizzazione…

Una festa privata in un bar è, appunto, privata, a porte chiuse, e per tenerla non serve alcun permesso particolare.

Molto spesso queste feste vengono tenute nei bar la sera, alla chiusura del locale, magari dalle 20 in poi. Da quel momento il locale è chiuso al pubblico e aperto solo agli invitati alla festa; in questo modo non contravviene a eventuali regolamenti comunali sugli orari di apertura dei bar.

Questo se lo teniamo in orario di chiusura, ma quali permessi servono per organizzare un compleanno in un bar durante l’ora di apertura del locale stesso? Se il locale è grande possiamo tenerne riservata un’area o una stanza, da adibire solo alla festa. Se invece gestire la festa privata al bar vorrà dire chiudere il locale faremo due conti, su i mancati incassi e il ritorno economico della festa, e capiremo se ci conviene. Se sì, nemmeno in questi casi avremo bisogno di permessi particolari, semplicemente apporremo un cartello sulla porta con scritto che il locale è chiuso quel giorno per festa privata. Se poi magari busserà un cliente a cui teniamo particolarmente, usciremo a spiegargli la cosa, e magari ad offrirgli un bicchiere di spumante!

Se poi il nostro locale è composto di venti metri quadrati, magari affollati e di transito alla fermata dell’autobus, ho paura che quello delle feste private non sia un business praticabile..

CHE TIPO DI PUBBLICO?

 

Per organizzare feste di bambini in un bar servono sopratutto spazi...

Per organizzare feste di bambini in un bar servono sopratutto spazi…

 

Sono molti gli eventi che ci si può trovare a festeggiare con una piccola festa in un bar, due molto classici però sono le feste di laurea e i compleanni.

Per le prime è banale dire che il pubblico di riferimento sono gli universitari e le loro famiglie. L’idea di organizzare una festa di laurea in un bar deve quindi partire da una analisi del nostro pubblico. Siamo frequentati da giovani studenti? Siamo vicini ad una facoltà? In molti casi sono tanti i parenti che assistono ad una laurea, e per evitare problemi logistici e di parcheggio spesso preferiscono locali  bar per la festa di laurea vicini alla sede dell’esame, per non essere costretti a riprendere la macchina. Chiaramente, poi, saremo avvantaggiati dal avere già contatti e amicizie nell’ambiente degli studenti.

Riguardo i compleanni, se questi riguardano persone adulte o comunque dai 15/16 anni in su il locale, al di la delle dimensioni, non avrà bisogno di requisiti particolari. Se invece ci vogliamo preparare ad organizzare una festa di compleanno per bambini al bar sarà necessario avere un’area, magari posta in una zona dove non disturbino gli altri ospiti e dove i nostri piccoli ospiti possano giocare senza pericoli, con giochi adatti all’età e tappeti morbidi…

 

IDEE DI BUFFET PER FESTE AL BAR

 

Le idee originali per un buffet economico per feste di compleanno in un bar possono passare anche dai cup cakes!

Le idee originali per un buffet economico per feste di compleanno in un bar possono passare anche dai cup cakes!

 

Anche per questo capitolo non possiamo che dividere in due il nostro pubblico: bambini e adulti (o giovani adulti).

Nel caso ci troviamo a gestire una festa di compleanno per bambini in un bar, l’offerta di cibo non dovrà sicuramente essere molto strutturata. Di solito non si va oltre patatine, pizzette, qualche focaccia farcita e poco più. Certo, se riusciamo a proporre qualche torta fatta da noi (si può cucinare in un bar? Leggiamo questo post) torte che magari si presentano più sane di tanti prodotti confezionati, le mamme ci sceglieranno forse con più piacere in futuro, anche se la scelta sarà in realtà legata (purtroppo?) sopratutto a come allestire spazi e giochi per bambini in un bar (anche se arrivare ad aprire un family bar, che raccontiamo in questo post...)

Quanto al bere le proposte, purtroppo, saranno più che mai scontati, con succhi e soft drinks a dominare la scena.

Nel caso siano gli adulti quelli per cui dobbiamo organizzare una festa privata in un locale, l’offerta alimentare dovrà diventare più interessante. Alle “solite cose” potremo infatti affiancare idee originali per le feste private al bar, magari perfino etniche. Potrebbero andare torte salate (in una occasione abbiamo perfino servito polenta e funghi) e proposte vegetariane e vegane (che non possono mancare!!) largo davvero alla fantasia insomma, con Insalate di pasta e, a metà serata, una bella spaghettata alla caprese appena spadellata, farà davvero allegria!

Con questo tipo di pubblico ricordiamoci che se riusciamo ad essere creativi e interessanti altri studenti, stavolta solo invitati alla festa, vorranno scegliere noi per la fine della loro tortura universitaria!

Da bere? Beh, per un pubblico maggiorenne vini e birre non mancheranno, ma con più di un’occhio al mondo analcolico. Senza saltare lo spumante dolce con immancabile torta (spumante secco con il dessert? Orrore!!!).

Ops, appunto, la torta! Naturalmente non può mancare, e dovremo decidere, con il cliente, se saranno loro a portarla o noi a fornirla. Se abbiamo un pravo pasticcere che può crearne una in tema con la festa sarà un bel punto in più per noi!

PREZZO PER FESTE DI LAUREA AL BAR

 

Una curiosa ricerca su quanto spendo gli inglesi in feste di compleanno per i bambini. Allora non è vero che gli scozzesi sono tirati!

Una curiosa ricerca su quanto spendo gli inglesi in feste di compleanno per i bambini. Allora non è vero che gli scozzesi sono tirati!

 

Quanto far pagare per una festa privata nel nostro bar?

Il tema è vasto. Abbiamo spulciato a lungo internet per darvi risposta e il range di possibilità che abbiamo trovato è davvero ampio, vediamo un po’ di opzioni…

  • C’è chi fa pagare a persona come fosse un aperitivo, con prezzi che vanno da 10 a 15€ circa. Se adottate questa soluzione ricordatevi che, se i partecipanti saranno meno del preventivato, rischieremo di trovarci cibo che avanza senza che nessuno ci rimborsi.
  • C’è chi fa pagare a serata, diciamo per l’affitto del locale; soluzione praticabile sopratutto da parte di chi altrimenti sarebbe chiuso. Per questa soluzione dovremo comunque avere una idea di quanti sono, più o meno, gli invitati, per fare i conti con il food cost (non sapete calcolarlo? Presto! Correte ai nostri corsi di gestione bar 
  • C’è chi fa pagare a portata di pasta e a bottiglia di vino, un po’ come un pranzo di matrimonio….
  • C’è chi fa pagare un sovrapprezzo (direi che è ragionevole) qualora sia richiesta la presenza di un DJ (come organizzare serate al bar con il dj? Leggetelo qui!).

Ah, siete curiosi di leggere la ricerca sopra su quanto spendono gli inglesi per una festa di compleanno? La trovate in questa pagina.

COME FARE PUBBLICITÀ ALLE FESTE DI LAUREA AL BAR

 

Anche in questa scuola di danza americana organizzano compleanni per bambini!

Anche in questa scuola di danza americana organizzano compleanni per bambini!

Ottimo, abbiamo deciso tutto, a chi indirizzare la nostra offerta, cosa servire, dove trovare la torta, come disporre i piatti per i bambini eccetera…

Ma come promuoverci? Come pubblicizzare la possibilità di fare feste private al bar? Anche in questo caso ricordiamoci di dividere in due il pubblico: bambini e adulti, e ricordiamoci una cosa importante: la miglior pubblicità sarà il passaparola!

Detto questo, se dobbiamo fare pubblicità a feste di compleanno per bambini al bar, la promozione potrà avvenire con cartellini davanti alle scuole, e, se le mamme verranno a prendere il caffè da noi dopo aver accompagnato la prole a scuola, quello sarà un altro momento super per mostrare spazi e possibilità per la festa!!

Se invece vogliamo promuovere una festa di laurea saranno i social e le vetrine del nostro stesso bar a raccontarlo. Magari ripetendo il messaggio all’interno del locale, se siamo frequentati da studenti!

Tutti pronti? Allora spegnete le luci e…. AUGURI!!!!!

 

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