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I SOFTWARE PER LA GESTIONE DI BAR E RISTORANTI

Anche se possono, e forse sono, più macchinosi rispetto a carta e penna, i palmari per prendere le ordinazioni e i software di gestione sono diventati ottimi strumenti per gestire, sopratutto nei locali grandi e con personale, un ottimo sistema per avere sotto controllo ogni aspetto della gestione, dal magazzino alla parte contabile, e per evitare sprechi e furti.

I computer per la gestione dei locali, con i classici palmari per le ordinazioni che da anni vediamo in mano ai camerieri in molti locali, erano una volta considerati macchinosi e faticosi. Con il tempo si è lavorato molto in questa direzione. C’è da dire che se è davvero difficile superare la facilità della penna e della carta con il metodo tradizionale della scrittura in doppia copia (una che si lascia sul tavolo o al cameriere e l’altra che va in cucina) è anche vero che il metodo elettronico va ormai ben oltre il semplice prendere ordini con un palmare o un touch screen; è diventato un eccellente metodo per integrare e valutare nel suo insieme ordini, fornitori, statistiche, magazzino e parte fiscale.

A chi è adatto un software di gestione? Ogni tipo di bar e di esercizio può trovarci funzioni interessanti, ma, naturalmente, più il locale è grande, complesso, con molto personale e alcune figure responsabili, e più l’approccio elettronico diventerà utile o addirittura quasi indispensabile.

Un computer di gestione integra numerose funzioni che, come dicevamo, toccano tutte le fasi del lavoro di un locale. Proviamo a seguirle.

Un cameriere prende l’ordine ad un tavolo: una bottiglietta d’acqua, una insalata ed una pizza. Una volta scritto e verificato l’ordine con il cliente il cameriere preme il tasto invio. la comanda viene ricevuta e stampata dalla pizzeria, bar e cucina, che, nei tempi dati (le comande possono essere ritardate, per esempio se un cliente preferisce aspettare il commensale) iniziano a preparare le ordinazioni ai tavoli. Chiaramente il cameriere non deve fare il giro delle varie zone di preparazione (e non perde tempo) e non ci sono problemi con comande scritte in modo incomprensibile (e chi scrive questo post è uno che da cameriere scriveva malissimo!) Nello stesso momento la comanda viene spedita anche alla cassa, che sa così che quel tavolo è occupato e che man mano aggiornerà la comanda senza il rischio che il cameriere, in un momento di fretta, dimentichi di segnare qualcosa sulla comanda del tavolo (pensate solo a quanti soldi si perdono per le bottiglie d’acqua ordinate al volo e non segnate…). Al momento del conto il cassiere darà l’ordine di stampa che verrà fatta su scontrino o ricevuta fiscale o carta semplice.

Tutti i conti vanno a confluire in un sistema statistico che ci permetterà di vedere quanti clienti facciamo al mese, in che ore li facciamo e cosa ordinano. Sembra poco, ma spulciare queste statistiche (e trovare il tempo per farlo) può essere davvero molto utile.

La bottiglia d’acqua e le pietanze che il nostro cliente ha ordinato verranno intanto scaricate, cioè, virtualmente tolte dal magazzino e il gestore potrà così capire quali sono le scorte rimaste e fare eventuali ordini. Lo stesso software per la gestione del magazzino permetterà di “riempire” lo stesso quando la ditta fornitrice porterà, con la merce, anche la fattura, che il gestore potrà far “leggere” al sistema di gestione avendo così sempre una situazione aggiornata del magazzino, dei conti con i fornitori e di eventuali ammanchi (furti?) in magazzino.

I sistemi di questo tipo in commercio sono davvero molti, e sceglierne uno dipende sopratutto dal valutare quale sistema troviamo più “aderente” al nostro tipo di locale. Alcuni software per esempio integrano sistemi di controllo di lidi, tabacchi o wellness; altri ancora possono connettersi ad internet (per gli ordini?) ma così facendo si espongono anche a virus e ad instabilità. Di solito quelli che vendono questo tipo di computer per la gestione permettono di provarli, magari presso i concessionari; fatelo, può essere una rivoluzione!

7 Comments

  1. Fabio ha detto:

    Salve!
    sono un ragazzo appassionato al mondo del bartending e del buon bere (qualità e consapevolezza).
    ho letto con estremo interesse l’articolo in questione in quanto, già da qualche tempo, in veste di cliente, mi ero posto un paio di interrogativi sull’utilizzo dei palmari per le comande e sui motivi che portassero un’azienda ad adottare questo sistema, da voi stessi definito come -potenzialmente- macchinoso.
    sono di Bologna e di locali che usano questo sistema qui in giro NON sono tanti, ma ce n’è uno, un pub con cucina, che impiega questo sistema. come ho detto è un pub con cucina aperta fino a notte nonchè in pausa pranzo, fa inoltre cocktail e ovviamente birre (tanto per inquadrare).
    da cliente curioso di sperimentare drink diversi un paio di volte ho chiesto drink che non erano in lista e in entrambi i casi mi hanno risposto che non potevano accontentarmi perchè avrebbero fatto confusione. il dubbio che mi è nato è stato quindi il seguente: “perchè usare i palmari se poi non ti permettono un minimo di elasticità?” e poi: “ci sarà un motivo se i migliori cocktail bar della città, con centinaia di comande/ordinazioni al banco a sera, non li usano e non sbagliano le ordinazioni”.
    al che, il confronto con un “collega” che è un pò più nel campo di me, mi ha fatto capire il discorso dell’aggiornamento del magazzino, che mi pare molto logico e di aiuto; non avevo ancora pensato al discorso delle statistiche, sul quale concordo comunque in pieno.
    solo una domanda: sapete per caso se c’è un modo, con i palmari, di fare una comanda “personalizzata”? ad esempio, nel mio caso, avevo chiesto, specificando la ricetta, un Old Pal; anche se mi rendo conto che richieste del genere non siano all’ordine del giorno, soprattutto in un pub 🙂
    attendo una vostra risposta o anche solo un commento
    ciao

  2. gabriele ha detto:

    Ciao Fabio,
    sono moltissimi gli operatori che nel corso del tempo hanno preferito non usare i palmari proprio per questa loro “rigidezza” e le aziende che li producono si sono accorte di questo. Infatti, se guardi le pubblicità di questi strumenti vedrai che ogni volta che ne esce uno nuovo sul mercato per promuoverlo si esalta proprio la sua versatilità e facilità di utilizzo. è da vedere se la tecnologia, fin qui, ha raggiunto un risultato soddisfacente.

    • Fabio ha detto:

      ciao gabriele
      grazie della risposta! hai fondamentalmente detto una cosa che, in qualche modo, volevo sentirmi dire, esprimendo il seguente concetto: possibile che non si riesca a farli un pò più “malleabili” questi palmari?! 😉
      grazie ancora
      ciao

  3. Hot Deals ha detto:

    Its like you read my mind! You appear to grasp a lot about this, like you wrote the e-book in it or something. I believe that you just can do with a few p.c. to pressure the message home a little bit, however other than that, that is wonderful blog. A fantastic read. I’ll certainly be back.

  4. Tray ha detto:

    Nice article. http://www.sudtour.it/software/
    Great job!

  5. Francuzzo ha detto:

    troppo bello!!

  6. Fabrizio ha detto:

    articolo interessante. Come hai scritto molti ristoratori hanno difficoltà ad abbandonare carta e penna e affidarsi a un sistema gestionale da ristorante

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