I computer per la gestione dei locali, con i classici palmari per le ordinazioni che da anni vediamo in mano ai camerieri in molti locali, erano una volta considerati macchinosi e faticosi. Con il tempo si è lavorato molto in questa direzione. C’è da dire che se è davvero difficile superare la facilità della penna e della carta con il metodo tradizionale della scrittura in doppia copia (una che si lascia sul tavolo o al cameriere e l’altra che va in cucina) è anche vero che il metodo elettronico va ormai ben oltre il semplice prendere ordini con un palmare o un touch screen; è diventato un eccellente metodo per integrare e valutare nel suo insieme ordini, fornitori, statistiche, magazzino e parte fiscale.

A chi è adatto un software di gestione? Ogni tipo di bar e di esercizio può trovarci funzioni interessanti, ma, naturalmente, più il locale è grande, complesso, con molto personale e alcune figure responsabili, e più l’approccio elettronico diventerà utile o addirittura quasi indispensabile.

Un computer di gestione integra numerose funzioni che, come dicevamo, toccano tutte le fasi del lavoro di un locale. Proviamo a seguirle.

Un cameriere prende l’ordine ad un tavolo: una bottiglietta d’acqua, una insalata ed una pizza. Una volta scritto e verificato l’ordine con il cliente il cameriere preme il tasto invio. la comanda viene ricevuta e stampata dalla pizzeria, bar e cucina, che, nei tempi dati (le comande possono essere ritardate, per esempio se un cliente preferisce aspettare il commensale) iniziano a preparare le ordinazioni ai tavoli. Chiaramente il cameriere non deve fare il giro delle varie zone di preparazione (e non perde tempo) e non ci sono problemi con comande scritte in modo incomprensibile (e chi scrive questo post è uno che da cameriere scriveva malissimo!) Nello stesso momento la comanda viene spedita anche alla cassa, che sa così che quel tavolo è occupato e che man mano aggiornerà la comanda senza il rischio che il cameriere, in un momento di fretta, dimentichi di segnare qualcosa sulla comanda del tavolo (pensate solo a quanti soldi si perdono per le bottiglie d’acqua ordinate al volo e non segnate…). Al momento del conto il cassiere darà l’ordine di stampa che verrà fatta su scontrino o ricevuta fiscale o carta semplice.

Tutti i conti vanno a confluire in un sistema statistico che ci permetterà di vedere quanti clienti facciamo al mese, in che ore li facciamo e cosa ordinano. Sembra poco, ma spulciare queste statistiche (e trovare il tempo per farlo) può essere davvero molto utile.

La bottiglia d’acqua e le pietanze che il nostro cliente ha ordinato verranno intanto scaricate, cioè, virtualmente tolte dal magazzino e il gestore potrà così capire quali sono le scorte rimaste e fare eventuali ordini. Lo stesso software per la gestione del magazzino permetterà di “riempire” lo stesso quando la ditta fornitrice porterà, con la merce, anche la fattura, che il gestore potrà far “leggere” al sistema di gestione avendo così sempre una situazione aggiornata del magazzino, dei conti con i fornitori e di eventuali ammanchi (furti?) in magazzino.

I sistemi di questo tipo in commercio sono davvero molti, e sceglierne uno dipende sopratutto dal valutare quale sistema troviamo più “aderente” al nostro tipo di locale. Alcuni software per esempio integrano sistemi di controllo di lidi, tabacchi o wellness; altri ancora possono connettersi ad internet (per gli ordini?) ma così facendo si espongono anche a virus e ad instabilità. Di solito quelli che vendono questo tipo di computer per la gestione permettono di provarli, magari presso i concessionari; fatelo, può essere una rivoluzione!