Come Avviare una Attività di Catering e Banchetti

Dalle autorizzazioni amministrative, alla organizzazione fino alle nuove tendenze di marcato, scopriamo il business del catering e dei banqueting nell’intervista con una azienda del settore.

 

Sono venuti a fare un corso, per aumentare la loro professionalità e competenza. Professionalità e competenza che, dalle loro parole, capiamo debba essere vastissima se si vuole aprire una attività di catering, di organizzazione rinfreschi, banchetti ed eventi. Con Costanza e Francesco, che portano avanti a Firenze un’impresa che si occupa, appunto, di catering, abbiamo avuto modo di fare una chiacchierata su questo settore dell’ospitalità che non si svolge fra le solite quattro mura ma si muove, spesso in location suggestive.

Ma partiamo dall’inizio: cos’è, precisamente, il catering?

Tecnicamente il concetto nasce con la necessità di rifornire di cibi e bevande mezzi in movimento, come navi o treni; ormai però il concetto viene allargato a tutti quei contesti in cui c’è bisogno di servire cibo (a comunità, non per un pic nic!) in un contesto diverso di quello in cui il cibo è stato preparato. Il concetto di catering viene però ormai suddiviso in due aree:

• Il catering vero e proprio, destinato a ristorazione di servizio (mezzi di trasporto, mense aziendali o scolastiche, meeting aziendali)
• Il banqueting, concetto usato quando il catering ha connotazioni di lusso e di esperienza, sopratutto nel mondo dei matrimoni in villa e delle cene di gala e di rappresentanza.

Bene, una volta definito che cos’è, vediamo di seguire passo per passo la sua attività.

 

CHI PUO’ AVVIARE UNA ATTIVITA’ DI CATERING

Attenzione, non è una domanda che ha a che fare con burocrazia o requisiti di legge, è una domanda quasi filosofica!

Gestire una attività di catering richiede competenze ben più spiccate e complete rispetto ad una ristorazione “stabile” infatti dovremo essere in grado di:

• Saper cucinare, ma sopratutto saper proporre menù diversi e creativi a seconda dei contesti (una mensa aziendale ha bisogni molto diversi rispetto al rinfresco per una comunione).
• Essere in grado di interfacciarsi con il cliente, per capirne bisogni, desideri e sogni!
• Essere in grado di strutturare e seguire una complessa attività logistica. Dovremo avere un magazzino con materiali come tavoli, sedie, pentole e stoviglie, ed essere in grado di muoverlo in maniera rapida ed efficace tenendo d’occhio i costi
• Dovremo avere un certo grado di preparazione all’imprevisto, il nostro business si muove quasi sempre in contesti nuovi e che non conosciamo…
• Dovremo essere in grado di seguire una gestione del personale estremamente complessa, un giorno non avremo alcun dipendente e il giorno dopo, quello dell’evento, dovremo avere e gestire trenta persone!

Ci sentiamo pronti? Allora partiamo!

 

LE AUTORIZZAZIONI PER APRIRE UNA ATTIVITA’ DI CATERING E BANQUETING

 

I requisiti e i permessi per aprire una attività di catering sono gli stessi che bisogna ottenere per aprire un locale. Si parte quindi da:

• Aprire una partita IVA decidendo che tipo di impresa che lo porterà avanti (Società? Ditta individuale? impresaFamiliare? etc..)
• Prendere parte ad un corso SAB (a meno che non si abbiano i requisiti per non doverlo fare)
• Una volta individuata la sede della nostra azienda, dove metteremo i laboratori in cui cucineremo, avviare co il supporto di un perito, un tecnico o un geometra il percorso di presentazione  della DIA.
• Con l’aiuto dello stesso perito dovremo poi stendere un DVR (Documento Valutazione Rischi) con le valutazioni antifumo e antincendio del caso.
• Dovremo quindi stendere un piano di autocontrollo HACCP.

Su quest’ultimo punto, di cui abbiamo spesso parlato, c’è da dire che una attività di catering ha spesso difficoltà in più, maggiori punti critici rispetto ad una classica attività di ristorazione.

Pensiamo infatti che noi dovremmo cucinare in un contesto, di solito quello della nostra cucina professionale (che dovremo avere) quindi trasportare i cibi, in furgoni a temperature controllate per mantenere la catena catena del freddo o del caldo, e farlo arrivare  nella destinazione del catering o del banchetto, a volte riscaldandolo, assemblandolo e in alcuni casi perfino cucinando sotto tensostrutture preparate per la bisogna. Il tutto riuscendo a evitare contaminazioni fra i vari passaggi.

Sono questi tutti punti che andranno chiariti e circostanziati  nel nostro piano di autocontrollo e che, nella loro esecuzione, presupporranno una notevole organizzazione e capacità di gestione, quelle di cui parlavamo all’inizio del nostro post.

 

I FINANZIAMENTI PER APRIRE UN’IMPRESA DI CATERING

 

Eccoci arrivati ad un aspetto importante del nostro percorso: dove trovare i soldi per aprire l’attività di catering.

Attenzione: come avrete capito dall’inizio e come potete leggere nell’intervista qui sotto, se vogliamo partire con un vero catering con prospettive di successo, gli investimenti non saranno piccoli. Tanto per fare un elenco incompleto, dovremmo pensare a finanziare:

• Un laboratorio dove mettere le nostre cucine e magazzini (e magari gli uffici). Non servirà che questa struttura sia in centro, tanto accoglieremo i nostri clienti in altri contesti. Riguardo alle dimensioni del fondo, questo dipenderà dalle richieste ASL. Chiaramente, se noi ci appoggiamo ad un ristorante già di nostra proprietà, potremmo usare le cucine del ristorante stesso per la nostra attività di catering.
• Dovremmo attrezzare questo fondo con cucine e  magazzini professionali. Piastrellature, impianti gas e elettrici, cucine professionali, frighi e altre attrezzature. Gli investimenti, in questo senso, di solito non scendono sotto i 25.000 Euro.
• Magazzini: spesso saranno nella stessa struttura della cucina. I magazzini serviranno a contenere tavoli, cucine e scaldavivande da trasportare, tovagliato, piatti, bicchieri, vasellame e tutto quello che servirà per gli eventi.
• Ci serviranno furgoni (uno? A volte anche due) per trasportare i materiali dal nostro magazzino alla sede dell’evento.
• Potrebbero servirci anche strutture con cui arredare il nostro evento. Tensostrutture, aree bar, workstation (scoprite cosa sono in questo post) e così via.
• Infine, contenitori per portare via piatti, stoviglie e bicchieri sporchi.

Gli investimenti sono quindi cospicui, e non si può partire per metter su una attività di catering con pochi investimenti. Per finanziare una attività di questo tipo  potremmo pensare di rivolgerci ai classici canali con cui si finanzia una attività.

• Banca: ai meccanismi di finanziamento di attività tramite il circuito bancario abbiamo dedicato un reportage completo, che trovate in questa pagina.
• Finanziamenti a tasso agevolato e finanziamenti pubblici. Anche a questo tema abbiamo dedicato un largo post.  Peraltro al momento in cui riscriviamo e completiamo questo articolo, nel 2017, siamo andati sui siti di invitalia.it e di contributiregione.it , ma non abbiamo trovato bandi focalizzati sul catering, anche se diversi bandi, inerenti la ristorazione, potevano essere equiparati.
• Finanziamenti da torrefazioni o altre aziende simili. Sono abbastanza rari nel catering, un tipo di attività in cui il caffè non è certo la vendita prevalente.

 

TROVARE I CLIENTI PER UN CATERING

 

 

Ok, tutto pronto: abbiamo organizzato tutto e trovato i finanziamenti, ma dove trovo i clienti? Beh, i clienti di un catering sono individuabili con una certa facilità:

1. Eventi aziendali: convention, congressi, mega riunioni.
2. Cerimonie: comunioni, cresime e sopratutto matrimoni
3. Ristorazione di servizio: come mense aziendali e scolastiche

Nel caso 1, dovremo scrivere e cercare di incontrare le aziende, proponendoci a loro con un listino, i servizi che siamo in grado di offrire e tutta la nostra flessibilità, tutti elementi fondamentali per le aziende.

Nel caso 2 dovremmo proporci nel mondo delle cerimonie, con un sito internet e sopratutto con tanto passa parola, come potete vedere nell’intervista sotto.

Nel caso 3 dovremo probabilmente partecipare ad aste e concorsi pubblici per aggiudicarsi, di solito con una offerta al ribasso, l’appalto per il catering.

 

UN CASO PRATICO: INTERVISTA AD UNA AZIENDA DI CATERING

Veniamo adesso alla nostra intervista…

Costanza e Francesco, come si parte con una attività di catering e banchetti?
Con fatica, e per due motivi. Per prima cosa bisogna farsi conoscere. A volte ci vogliono anni, si lavora bene sperando sul passaparola, che secondo noi è ancora il miglior modo per promuoversi, così, man mano si trovano clienti. Il secondo motivo è spesso origine di un malinteso. Leggiamo spesso, anche su internet, che aprire una attività di catering costa meno che un ristorante, ma in realtà può essere vero il contrario. Se lo si vuol fare bene ed essere competitivi alla lunga, è necessario un investimento importante; in cucine, attrezzature, piatti, posateria, tovagliati, furgoni e strutture. Tutto questo si può noleggiare, ma questo alla lunga diminuirà i ricavi.

Potete darci una idea di questi costi?
Possono variare moltissimo, ma sicuramente siamo sull’ordine di varie decine di migliaia di Euro

Costi di personale?
Se il personale, camerieri, barman e altri,  per il banchetto vero e proprio ha contratti a chiamata, sicuramente dobbiamo aver assunto almeno un cuoco e un aiuto cuoco, a meno che non siamo noi stessi ad avere queste competenze.

Facile capire che sia una domanda impossibile da rispondere, ma per dare una idea ai lettori, con una struttura così quanti eventi bisogna organizzare all’anno per “andar bene”?
Dovendo rispondere “a cazzotto” direi una sessantina, qualcosa in più di uno a settimana, e considerate che l’autunno e l’inverno si lavora sempre un po’ meno.

Noi pensiamo a matrimoni, ma certamente fare catering non è solo questo…
Certamente, ci sono mille altri contesti dove si può aver bisogno di organizzare una forma di ristorazione “smontabile” ad esempio cresime, battesimi e   comunioni, ma anche pensionamenti, cene di lavoro, cinquantesimi, e perfino cene a tema (in effetti abbiamo partecipato anche noi di Aprireunbar ad una recente cena a tema caffè) e, in certi casi, forniture per mense.

E l’organizzazione del catering stesso? Da dove si comincia? 
Si comincia anche mesi prima, prendendo in considerazione ogni dettaglio; dettagli che raramente vengono focalizzati dal cliente, ad esempio sul tipo di tovagliato, tipi di piatti, strutturazione del buffet, oltre ai piatti che saranno serviti e allo svolgimento dell’evento. La giornata stessa poi ci vede montare tutto nella villa, nella location scelta. Se la villa non ha una cucina, si può provvedere anche al montaggio di una tensostruttura.

Quali sono le tendenze?
Si riduce la classica cena al tavolo, si fa ancora, ma buona parte dell’evento è dominato, all’inizio, da un megabuffet, in stile grande aperitivo.

Come si diventa migliori nel catering, come ci si distingue?
Con la professionalità e nell’approccio con il cliente, essendo flessibili e dando opzioni, venendo incontro ai loro desideri, suggerendo soluzioni alternative, permettendogli di costruirsi ogni dettaglio di quello che spesso, per lui, sarà una giornata straordinaria…

L’evento più strana che avete organizzato?
Una ragazza, neo sposa, voleva una apparecchiatura tutta nera, really dark!

Possiamo contattarvi? 
Certo, per esempio scrivendoci a: [email protected]

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